Íme pár tipp, hogy még könnyebben menjen a távmunka!

Miután Magyarországon veszélyhelyzetet hirdettek március 11-én, egy pillanat alatt alakult át az életünk. Aki megtehette, távmunkában folytatta a hétköznapjait, és most milliók tesztelik világszerte egyszerre, milyen hatékonyan tud egy vállalat home office-ban működni. Már most rengeteg cikk találgatja, mekkora változásokra számíthatunk a szokásaink terén a koronavírus után; az egyik megújulás előtt álló terület pedig a vállalati menedzsment. Ha a home office a pandémia alatt kiállja a próbát, sok cégtulajdonos és vezető dönthet a későbbiekben is az otthoni munkavégzés mellett a költséges irodabérlés helyett.

Ugyanilyen éles helyzetben kénytelen bizonyítani a régóta fejlesztésre szoruló digitális oktatási rendszer is, ám azt senki se gondolta volna, hogy egyik napról a másikra állnak át az iskolák a képernyőn keresztüli tanórákra. Persze hosszú távon nem lehet mindent az oktatásban sem online elintézni, de a gyors fejlődés záloga lehet a mostani kényszerhelyzet.

“Mind az oktatóktól, mind a hallgatóktól partnerséget kérünk, együtt tanuljuk és alakítjuk a digitális oktatás világát, ami természetesen nem pótolhatja a személyes kontaktust, de felszínre hozhat új módszereket, eljárásrendeket. Egy mérnök mindig gondol a kedvezőtlen lehetőségekre, a worst case-re is, de ha sikert akarunk elérni, ne ezeket helyezzük előtérbe” - hangsúlyozta egy interjúban Sujbert László, a Budapest Műszaki Egyetem Villamosmérnöki és Informatikai Karának dékánhelyettese, miután több ezer hallgatót és oktatót tereltek a Microsoft Teams rendszere alá.

Ahhoz, hogy gördülékenyen folyjon a munka, elengedhetetlen a megfelelő alkalmazások és megoldások ismerete. Ma már nem akadály, hogy elérjük benti, céges gépeink adatait, vagy egy applikáción belül intézzük a munkahelyi telefonunk be- és kimenő hívásait.

Személyes kontaktus érintés nélkül

A távmunka alatt a leginkább a személyes találkozást próbáljuk helyettesíteni. Biztos sokan használtak eddig is valamilyen csetfelületet a munkához, de már rég nem elég, hogy a Slack csatornáin vagy Google Hangoutson beszéljük át a feladatokat a meetingek előtt. Magát a megbeszélést, találkozót kell a nappaliba költöztetni. Erre jó a Zoom vagy a GoToMeeting, ami bár hasonlít egymásra, az apró különbségek vízválasztók lehetnek, ezek ismeretében dönthetünk, hogy melyiket érdemes választanunk. A mostanában többet emlegetett Zoom tökéletes oktatásra és megbeszélésekre, hiszen az egyszerű kezelőfelületen keresztül tudjuk hostként irányítani a meetinget: megoszthatjuk a képernyőnket, előadásokat vetíthetünk le, és lenémíthatjuk a résztvevőket, hogy ne beszéljünk egyszerre. Azonban vállalati felhasználásra nem ajánlott, hiszen számos biztonsági incidens történt már a használata közben, és a szakértők felhívták a figyelmet a szoftverben található komoly sérülékenységekre. Arról nem is beszélve, hogy április közepén több mint félmillió felhasználó adata került ki a dark webre (ezért is fontos, hogy minden esetben bonyolultabb jelszót adjunk meg, és a későbbiekben folyamatosan cseréljük azt).

Ha viszont egy nagyobb és átfogóbb rendszerben szerveznénk a munkát, az egyik legjobb megoldás a Microsoft Teams lehet. A már említett BME Villamosmérnöki karán közel ötezer diák és négyszáz tanár állt át a platformra: ebből is látszik, hogy akár több száz fős vállalatoknak ugyanúgy működik, ahogy a projektalapú, kisebb csoportok működését is jelentősen könnyítheti – az applikációt egyedi konstrukcióban az olyan professzionális infokommunikációs szolgáltatók is elérhetővé tették, mint például az Invitech.

A legnagyobb előnye, hogy a Microsoft egy ökoszisztéma részeként hozta létre a Teams-et, azaz ha olyan Microsoft-alkalmazásokat használunk, mint a Word, az Excel, a Skype vagy a OneDrive felhője, egy központi felületen keresztül érjük el az összes szolgáltatást. A dokumentumokhoz megjegyzéseket fűzhetünk, együtt szerkeszthetjük, miközben a többiek is a legutóbbi verziót nyithatják meg, ahelyett, hogy folyamatosan emailben kapnánk meg a frissítéseket. A Microsoft Teams-szel nagyrészt kiválthatjuk a levelezést, nem szükséges csatolmányokban küldözgetni a fájlokat.

A Teams sok egyéb alkalmazással is együtt tud működni, ráadásul komoly kódolási ismeretek sem kellenek ahhoz, hogy egyszerű minialkalmazásokat fejlesszünk a platformhoz. Ha pedig egy projektalapon velünk dolgozó, külsős munkatárs csatlakozna a munkacsoportunkhoz, az is megoldható, ahogy a céges telefonunkat is egy gombnyomással használhatjuk. Nem szükséges átirányítanunk bentről a telefonokat, egyszerűen a Teamsen keresztül kezelhetjük a hívásokat.

Biztonságos kapcsolat és gyors munkaszervezés

Az, hogy ilyen hirtelen kellett a cégeknek a távmunkához alkalmazkodni, nemcsak azt jelentette, hogy megnőtt a sávszélesség iránti kereslet. Sokaknál nélkülözhetetlen, hogy az otthoni böngészőjükből tudjanak távoli gépekre belépni, és ehhez például az AnyDesket, vagy a magyar alapítású, de amerikai székhelyű LogMeInt használják. Az otthonról dolgozó grafikusoknak, látványtervezőknek vagy játékfejlesztőknek például szükségük van egy biztonságos szoftverre, amin keresztül elérik a munkához elengedhetetlen, de óriási méretű fájlokat.

A végpontvédelem, azaz a hálózati biztonság szintén nagyobb figyelmet kapott, hiszen minden olyan eszköz veszélyben lehet, ami hozzáférhet a vállalati hálózathoz. Érdemes megnézni az Invitech vonatkozó szolgáltatásait, ami megvédi a gépeket a vírusok, spamek és az egyéb külső támadások ellen.

Céges hívások otthonról

A videócsetek és meetingek, illetve a benti fájlok elérése mellett megoldást kell találniuk azoknak a cégeknek is, akik eddig a céges vezetékes telefonon szervezték a munkát vagy fogadták az ügyfelek hívásait. A Teams alkalmazása tökéletes a távmunkára, de emellett akadnak egyéb felületek, ha nem „működünk” a benti telefonunk nélkül. Pár mozdulattal átirányíthatjuk a hívásainkat, vagy kapcsolódhatunk be egy magadott jelszót tárcsázva egy konferenciahívásba, és ha például az Invitech IP Center szolgáltatását használjuk, egy kliens program segítségével indíthatunk vagy fogadhatunk hívásokat a céges számunkról az okostelefonunkon, PC-n, esetleg saját tulajdonú IP telefonon. Sőt, a saját irodai mellékünket is tudjuk használni, vagy kihelyezhetjük a telefonos ügyfélszolgálatot.

A fenti eszközök, appok, illetve szolgáltatások mind-mind a home office-t támogató megoldások, és minden, amiről korábban esetleg azt gondoltuk, hogy az irodához, a benti géphez, illetve a céges telefonhoz volt kötve, elérhető anélkül, hogy kilépnénk az ajtón. A jelenlegi rendkívüli helyzet természetesen alapjaiban változtathatja meg az életünket, és persze az üzleti működésünket is, utóbbit mégis anélkül, hogy bármilyen komolyabb fennakadást tapasztalnánk. Ugyanúgy mehet a munka az otthonunkból.